Biên bản cuộc họp là một tài liệu phản ánh tất cả các quyết định quan trọng của sự kiện này. Dự thảo không chính xác, cả về ý nghĩa và trong thiết kế, có thể khiến nó bị tranh chấp bởi những người tham gia cuộc họp. Ngoài ra, có nguy cơ tiềm ẩn khi đưa ra quyết định quản lý không chính xác nếu biên bản cuộc họp sản xuất có chứa thông tin sai lệch. Sắp xếp chính xác nó sẽ giúp một bộ các khuyến nghị đơn giản.
Văn bản của tài liệu này thường có hai phần: giới thiệu và chính. Biên bản cuộc họp (nửa đầu của nó) bao gồm mô tả về các tham số chính của sự kiện: vị trí, tên đầy đủ người tham gia, chủ tịch và thư ký. Khi một trong những người có mặt có trạng thái đặc biệt (được mời, chuyên gia, người quan sát, v.v.), điều này cũng được ghi chú trong tài liệu. Nếu cuộc họp có nhiều người tham dự, biên bản cuộc họp có thể chứa dữ liệu về họ trên một tờ riêng, đây là một ứng dụng không thể tách rời của tài liệu. Phần giới thiệu kết thúc với một chương trình nghị sự có chứa một danh sách các vấn đề được giải quyết. Đó là mong muốn để sắp xếp chúng trong tầm quan trọng, tuy nhiên, có thể có các yếu tố khác ảnh hưởng đến vị trí trong danh sách các câu hỏi. Ví dụ, cấu trúc của chương trình nghị sự có thể phụ thuộc vào mối quan hệ logic của một phần các vấn đề của nó hoặc việc làm của những người tham gia sự kiện. Tài liệu được thực hiện trên tiêu đề của tổ chức (đơn vị của nó), nó phải được chỉ định khi cuộc họp diễn ra.
Biên bản cuộc họp trong phần chính phải tương ứng với phần giới thiệu. Đặc biệt, các mục của nó phải đi theo thứ tự như trong chương trình nghị sự. Thuật toán xây dựng một văn bản nắm bắt thông tin trên từng mục chương trình nghị sự như sau: Lời nói đã nghe nhạc, Lời nói, Lời nói, Sự quyết định. Nguyên tắc chính trong phần này của giao thức là nó không nên biến thành một loại bảng điểm.
Cụ thể, mục phụ đã được nghe của Wikipedia mô tả ai là người phát biểu chính về vấn đề này, những gì ông đề xuất là kết quả của bài phát biểu của mình. Đối với các diễn giả, những người tham gia cũng cho biết ai đã nói những gì họ đề xuất. Quyết định sửa vị trí cuối cùng của phần lớn những người tham gia cuộc họp. Nếu nó được thông qua bằng cách bỏ phiếu, thì nó sẽ được chỉ ra có bao nhiêu người cho nó, bao nhiêu người chống lại nó, cũng như số lần bỏ phiếu. Tùy thuộc vào tầm quan trọng của các vấn đề được thảo luận, tên đầy đủ có thể được liệt kê. những người đã thực hiện vị trí này hoặc vị trí đó.
Giao thức của cuộc họp được soạn thảo bởi thư ký, bản thân tài liệu được ký bởi người điều hành và chủ tịch cuộc họp. Nguồn thông tin cho việc biên soạn của nó là các bản nháp viết tay, ghi chú được thực hiện bằng máy ghi âm, bảng điểm. Nếu việc giải quyết các vấn đề được xác định trong cuộc họp đòi hỏi thẩm quyền của một quan chức cấp cao không tham gia cuộc họp, sự chấp thuận bổ sung có thể được cung cấp cho các quyết định của người đứng đầu này. Giao thức đã ký và đã đăng ký có thể được gửi cả dưới dạng một tài liệu duy nhất và dưới dạng trích xuất cho các quan chức, chỉ áp dụng một phần của các câu hỏi.
