Bất kỳ tài liệu phân tích là một công cụ danh mục quản lý cho phép bạn đưa ra quyết định đúng. Tài liệu hiển thị tổng quan về một đối tượng nghiên cứu cụ thể, với kết luận về kết quả, chỉ ra các phương pháp để thực hiện chúng. Thông tin có thể được bao gồm trong ghi chú về các nghiên cứu và phát hiện trong quá khứ.
Cấu trúc tài liệu
Ở cấp độ của các hành vi quy định, cấu trúc của tài liệu không được xác định, không có yêu cầu nghiêm ngặt cho việc chuẩn bị của nó. Một thực tiễn nhất định đã được phát triển trong giấy tờ, các điểm bắt buộc sau đây được phân biệt:
- tiêu đề tài liệu, tiêu đề;
- chú thích;
- giới thiệu;
- bản chất của vấn đề được mô tả, đó là phần chính của tài liệu;
- kết luận và kết luận;
- Chữ ký của người khởi tạo và ngày.
Ở phần cuối của tài liệu, sau khi kết luận, có thể có một danh sách các tài liệu được sử dụng, các báo cáo mà tác giả của nó đã dựa vào khi viết ghi chú và một danh sách các ứng dụng.
Mũ và tiêu đề của tài liệu
Phần này của tài liệu được chuẩn bị theo các tiêu chuẩn được thông qua trong quy trình kinh doanh.
Một ví dụ về viết ghi chú phân tích:
Người đứng đầu LLC ….
F.I.O.
(từ) ai
Người đứng đầu đơn vị kết cấu ….
F.I.O.
Ghi chú phân tích
Nếu việc đăng ký các tài liệu đó được cung cấp cho dòng tài liệu nội bộ, ngày và số ra của ghi chú sẽ được thêm vào.
Chú thích hoặc Lời nói đầu
Đoạn này của tài liệu cung cấp một mô tả ngắn gọn về bản chất của vấn đề. Nếu chúng ta đang nói về cộng đồng khoa học, thì mục tiêu và phương pháp chính được sử dụng trong phân tích dữ liệu có thể được chỉ ra. Đoạn này của ghi chú có thể mô tả các nguồn dữ liệu, lý do cho việc sử dụng chúng. Mục tiêu chiến lược, thành tựu đã truyền cảm hứng cho tác giả của tài liệu tiến hành nghiên cứu, nên được hiển thị.
Hãy xem xét ví dụ về viết ghi chú phân tích.
Nếu tài liệu liên quan đến quản lý tài liệu nội bộ, thì lời nói đầu có thể nói chung là ngắn:
… Về kết quả kiểm kê kho số …. được thực hiện … ngày …
hoặc
… Về tiến độ công việc được lên kế hoạch cho quý hiện tại của bộ phận … tên …
Nếu chúng ta đang nói về các tài liệu được sử dụng trong cộng đồng khoa học hoặc về việc phân tích một vấn đề nghiêm trọng, thì lời nói đầu có thể giống như sau:
… Tóm tắt: Trong 3 tháng qua, một phân tích về nhu cầu của người tiêu dùng đối với ô tô theo danh mục và nhãn hiệu của họ trong cửa hàng … tên …
Nghiên cứu được thực hiện bằng phân tích đa biến cổ điển. Dữ liệu được tóm tắt trong một bảng chung với đánh giá tất cả các yếu tố theo thang điểm mười. Theo kết quả nghiên cứu, nhà lãnh đạo không thể tranh cãi được xác định … bằng tên của chiếc xe …
Ví dụ về viết ghi chú phân tích về bộ phận bán hàng của doanh nghiệp:
… Công ty … tên … trong 6 tháng, một phân tích về kết quả của bộ phận bán hàng. Kết quả là, một số sai lệch so với các chỉ số theo kế hoạch đã được xác định với lý do có thể cho sự xuất hiện của chúng.
|
Các chỉ số đã được phân tích |
kế hoạch |
thực tế |
% sai lệch |
lý do |
|
Biên lai tiền mặt từ bán hàng, RUB |
||||
|
Kho hàng ……….. |
Phần chính của tài liệu
Trong phần này của ghi chú, nên tuân thủ một cấu trúc nhất định:
- Mô tả vấn đề cần phân tích.
- Các phương pháp được sử dụng trong phân tích.
Nếu kết quả là tài liệu trở nên đồ sộ, thì có thể soạn nội dung với chỉ dẫn số trang, tên của một phần nhất định của tài liệu.
Sự nhấn mạnh chính là về kỹ thuật phân tích với kết luận sơ bộ. Nếu một số lý thuyết nhất định xuất hiện trong quá trình làm việc, thì chúng được lồng tiếng trong tài liệu. Điều chính là cấu trúc của phần chính của tài liệu có logic.
Hãy xem xét ví dụ về viết các ghi chú phân tích, một mô tả về bản chất của vấn đề.
Quản lý công ty …. Tôi đã liên lạc với tổ chức của chúng tôi do thực tế là trong 2 năm qua ở bộ phận bán hàng đã có sự sụt giảm lợi nhuận ổn định. Trong các cuộc đàm phán, nó đã được tiết lộ rằng không có sự sụt giảm số lượng khách hàng, ngược lại, trong 2 năm qua, số lượng của họ đã tăng 20%. Đồng thời, doanh thu giảm 30%. Trong quá trình phân tích hoạt động của bộ phận bán hàng, các phương pháp sau đây đã được sử dụng..
Phần cuối cùng, kết luận
Một ghi chú phân tích của một doanh nghiệp (ví dụ trong bài viết này) hoặc của một nhà khoa học, chính trị không thể không có kết luận. Ngoài ra, một trong đó có dự báo và khuyến nghị cho các hành động tiếp theo được coi là một tài liệu thực sự được vẽ chính xác. Và việc xây dựng các kết luận và khuyến nghị này chỉ nên dựa trên nghiên cứu được thực hiện và kết quả thu được là kết quả. Trong trường hợp này, các kết luận không nên được lặp lại, có nghĩa là với kết quả thu được trước đó, được đánh vần trong phần chính của ghi chú.
Ghi chú phân tích (ví dụ bên dưới) không được chứa bất kỳ mâu thuẫn nào, đặc biệt là trong phần cuối cùng, mối quan hệ rõ ràng giữa kết luận và phân tích nên được truy tìm trong tài liệu. Không có bài phát biểu cuối cùng nào mà Cameron không được chứng minh bằng văn bản trên, nghĩa là không có kết luận cá nhân.
Xem xét một ghi chú phân tích mẫu (ví dụ).
… Để loại bỏ khoản lỗ từ doanh số đã được quan sát trong 2 năm qua, cần lên kế hoạch cho các biện pháp sau:
|
Hiệu quả kinh tế dự kiến |
Các sự kiện nên được tổ chức vào ngày nào |
Yêu cầu hành động |
Chịu trách nhiệm |
Không nên đưa ra kết luận trên nhiều trang A4.
Chữ ký và ứng dụng
Ở cuối tài liệu, vị trí và tên đầy đủ (có giải mã) của tác giả nhất thiết phải được đăng ký. Nếu phân tích được thực hiện bởi một số người, sau đó họ phải được chỉ định. Ngày viết ghi chú và chữ ký được dán. Nếu tài liệu được thiết kế cho nhiều người hoặc được chuyển đến một đơn vị cấu trúc khác của doanh nghiệp, bạn có thể chỉ định chi tiết liên hệ để nhận phản hồi.
Ghi chú phân tích (ví dụ chúng tôi đã xem xét) có thể có các ứng dụng. Đó là các tài liệu bổ sung có thể chứa biểu đồ và dữ liệu trung gian, danh sách các thuật ngữ đã được sử dụng hoặc công thức tính toán được sử dụng bởi tác giả. Bạn có thể chỉ định một danh sách các tài liệu tham khảo, thông tin từ đó hình thành nên cơ sở của phân tích.
