Các phương tiện truyền thông là cách chắc chắn nhất và nhanh nhất để phổ biến thông tin. Câu hỏi duy nhất là làm thế nào để thu hút sự chú ý của các nhà báo toàn năng đến doanh nghiệp, sản phẩm hoặc dịch vụ được quảng cáo. Có nhiều cách khác nhau, trong đó hiện tượng du lịch báo chí là phổ biến. Đây là một trong những thủ thuật hiệu quả nhất mang lại kết quả tốt.
Tham quan báo chí - kỳ nghỉ có trả tiền cho một nhà báo
Nhiều doanh nghiệp và công ty cho mục đích quảng cáo tổ chức các loại sự kiện cho nhân viên truyền thông. Một chuyến đi báo chí là một chuyến đi có tổ chức cho các nhà báo, trong đó họ làm quen với các tính năng của sản xuất. Một yếu tố quan trọng của một sự kiện như vậy là sự hiện diện của một sự kiện thông tin, một cái gì đó mới và bất thường, có thể thu hút sự chú ý của truyền thông.
Ai trả tiền cho tất cả điều này?
Thông thường sự kiện này được thanh toán đầy đủ bởi các công ty tổ chức. Đôi khi, tòa soạn hoàn trả một phần chi phí, ví dụ, nếu xét thấy việc tham gia chuyến đi sẽ cung cấp thông tin hữu ích. Một chuyến đi báo chí cho các nhà báo là một cơ hội tốt để mở rộng tầm nhìn chuyên nghiệp của bạn, nhận thông tin mới và thú vị, cũng như thư giãn và giao tiếp trong một môi trường không chính thức, làm quen mới.
Tại sao phải chi tiền và trả cho nhà báo một kỳ nghỉ?
Bằng cách tổ chức các chuyến tham quan học tập cho báo chí, doanh nghiệp có nhiệm vụ cụ thể. Trong số các mục tiêu chính của chuyến đi báo chí là:
- Công ty quảng cáo - để hiển thị công chúng nói chung công việc của doanh nghiệp từ bên trong. Điều này cho phép không chỉ thúc đẩy công ty, mà còn tăng sự tin tưởng của người tiêu dùng tiềm năng.
- Trình diễn các sáng kiến - làm quen với công chúng với các tính năng của một sản phẩm mới hoặc các công nghệ tiên tiến hơn.
- Phản hồi trên các phương tiện truyền thông - vào cuối chuyến đi báo chí, ban tổ chức đang chờ đợi các ấn phẩm của nhà báo trong đó họ nói về sản phẩm mới và mô tả ấn tượng của họ về chuyến đi. Tất nhiên, những đánh giá này không phải lúc nào cũng tích cực. Đó là lý do tại sao việc tổ chức một chuyến đi báo chí cho các phương tiện truyền thông nên được tiếp cận cẩn thận.
Các loại khuyến mãi
Tham quan báo chí có thể được chia thành các loại sau:
- Ngày mở cửa - thường được sắp xếp bởi các công ty và doanh nghiệp khá đóng cửa. Chúng có thể được thực hiện cả hai với một chu kỳ nhất định (ví dụ, hàng năm cùng một lúc) và được gắn với các cải tiến cụ thể (thiết bị mới, nhân viên, công nghệ cải tiến). Ngày mở cửa kéo dài một hoặc vài ngày, tất cả phụ thuộc vào quy mô của tổ chức và số lượng khách truy cập. Cấu trúc của chúng về cơ bản là giống nhau: trong phần đầu tiên, chính thức, khách được nói về các tính năng của doanh nghiệp. Phần thứ hai chứa một chuyến tham quan mà du khách có thể tận mắt nhìn thấy công việc và những thành tựu đặc biệt của công ty.
- Tham quan trang web - loại tour du lịch báo chí này được tổ chức trực tiếp cho các nhà báo. Đối với các doanh nghiệp mới, đây là một cơ hội tuyệt vời để thể hiện bản thân trên báo chí, để thông báo cho công chúng về sự tồn tại của họ.
- Du lịch có lẽ là loại báo chí dễ chịu nhất cho các nhà báo. Rất thường các công ty tổ chức đi bộ một ngày hoặc dài hơn bằng đường thủy hoặc đường bộ. Một bầu không khí thoải mái và cảm xúc tích cực thiết lập mối quan hệ thân thiện giữa các nhà tổ chức và báo chí, điều này góp phần đánh giá tích cực và đánh giá.
Ai tổ chức tour báo chí?
Một chuyến tham quan báo chí chủ yếu là một sự kiện quảng cáo. Điều rất quan trọng là phải tính đến tất cả các sắc thái và các chi tiết nhỏ nhất, bởi vì một sự giám sát nhỏ có thể làm giảm đáng kể danh tiếng của một tổ chức. Tất nhiên, một số công ty đổ lỗi cho việc tổ chức các chuyến đi báo chí về nhân viên của họ. Những người khác thuê chuyên gia trong lĩnh vực này - nhân viên dịch vụ PR. Nhiệm vụ của họ không chỉ là tổ chức một chuyến đi báo chí mà còn đồng hành cùng các nhà báo mọi lúc.
Làm thế nào để thực hiện một chuyến đi báo chí thành công?
Tổ chức một chuyến đi báo chí là một quá trình thâm dụng lao động đòi hỏi phải chuẩn bị sơ bộ cẩn thận. Mọi điều nhỏ nhặt đều quan trọng ở đây, mọi thứ nên được suy nghĩ rõ ràng trước, ngay cả những tình huống không lường trước nhất cũng được dự đoán trước. Cần phải tạo điều kiện để các nhà báo sẽ cảm thấy thoải mái và tự do, bởi vì điều đó phụ thuộc vào ấn tượng của họ cho dù đánh giá về công ty sẽ tốt hay xấu. Đó là lý do tại sao nhiệm vụ của ban tổ chức không chỉ là tạo ấn tượng dễ chịu cho doanh nghiệp, mà còn để thỏa mãn nhu cầu và mong muốn của nhân viên truyền thông. Tất cả điều này nên được xem xét khi lập kế hoạch cho một sự kiện.
Các giai đoạn tổ chức tour báo chí
Chúng là như sau:
- Đặt các nhiệm vụ cụ thể cần được giải quyết trong chuyến tham quan báo chí.
- Chọn một loại tour du lịch báo chí cụ thể.
- Các từ ngữ chính xác của các mục tin tức.
- Chuẩn bị đúng cách một thông cáo báo chí - một tài liệu có chứa tất cả các thông tin về công ty và các hoạt động của nó.
- Quyết tâm với địa điểm của sự kiện và thiết kế của nó. Nếu chuyến tham quan báo chí sẽ được tổ chức tại doanh nghiệp, bạn cần quan tâm trước sự an toàn và sạch sẽ của thiết bị, cũng như tuân thủ các quy tắc và quy tắc khác nhau. Các nhân viên nên ở trong một hình thức làm việc gọn gàng, nên được chuẩn bị cho các câu hỏi có thể từ các nhà báo. Trong trường hợp của một hội nghị, cần phải trang bị cho hội trường mọi thứ cần thiết để giao tiếp hiệu quả giữa ban tổ chức và nhân viên biên tập.
- Chọn đúng nơi để chứa các nhà báo - khách nên ở trong điều kiện thoải mái, vì vậy bạn nên chú ý đặt phòng khách sạn.
- Chọn thời điểm thuận lợi nhất - tổ chức một chuyến tham quan báo chí có thể được hẹn giờ trùng với ngày phát hành của các ấn phẩm quan trọng.
- Thực hiện một lộ trình - không cần phải quá dài, nếu không khách sẽ mệt mỏi. Đó là khuyến khích để thêm giải trí cho các nhà báo quan tâm. Nó cũng là cần thiết để xem xét tất cả các vấn đề tổ chức. Nếu nó được hiểu rằng khách sẽ di chuyển độc lập, thì các điểm dừng nên được chỉ định với một số dấu hiệu nhất định. Nếu một chuyến tham quan được tổ chức, thì bạn nên suy nghĩ về việc vận chuyển và thời gian thu thập, cũng như chọn một hướng dẫn viên chuyên nghiệp.
- Lập danh sách những người được mời - tất cả khách nhận được lời mời chính thức, phải được gửi trước. Ngay cả khi sự kiện có thể truy cập được cho mọi người, nhân viên truyền thông nên được thông báo riêng. Vì một số lý do nhất định, không phải tất cả những người được mời sẽ có thể tham gia chuyến tham quan báo chí, nhưng có thể được quan tâm. Trong trường hợp này, bạn cần gửi tất cả các tài liệu liên quan qua thư.
- Chuẩn bị các tài liệu cần thiết - thiết kế sáng tạo của một chương trình tham quan báo chí, các tài liệu quảng cáo khác nhau về các hoạt động của công ty, bao gồm cả thông cáo báo chí, v.v.
- Lựa chọn một người điều hành có trình độ - nhiệm vụ của anh ta là tiến hành các hội nghị và đại diện cho công ty. Chính ông là người nói với các phóng viên về những đổi mới phục vụ như một dịp thông tin cho chuyến đi báo chí.
- Chuẩn bị quà lưu niệm theo chủ đề và quà tặng cho các nhà báo là một loại tiền thưởng bổ sung cuối cùng, làm tăng tâm trạng và lòng trung thành của khách.
Một số quy tắc quan trọng
Trong sự kiện PR, khách nên thoải mái và vô tư. Họ nên cảm thấy rằng bất cứ lúc nào họ sẽ được giúp đỡ và giải quyết tất cả các câu hỏi và vấn đề. Nhà báo - khách rất tinh tế, và chú ý đến những điều nhỏ nhặt nhất. Đó là lý do tại sao nó đáng để tuân thủ một số quy tắc đơn giản, nhưng rất quan trọng:
- Bạn không nên tiết kiệm thực phẩm, đồ uống, giao thông vận tải và khách sạn. Các chuyến đi báo chí là nhằm vào các nhà báo, vì vậy họ cần được chào đón đàng hoàng.
- Các điều kiện cho vị trí của ban tổ chức trong mọi trường hợp không nên tốt hơn so với khách - điều này sẽ được chú ý ngay lập tức và, rất có thể, được phản ánh trong các đánh giá.
- Tốt nhất là gửi báo chí và đại diện công ty gần đó. Vì vậy, họ sẽ có nhiều cơ hội hơn để giao tiếp trong một bầu không khí thân mật, thoải mái, xây dựng các mối quan hệ đáng tin cậy và có thêm thông tin.
- Nên chia khách thành các nhóm nhỏ nếu có quá nhiều. Một người phục vụ phải được gắn bó với nhau, người sẽ giúp các thành viên của mình. Nó sẽ dễ dàng hơn nhiều để liên lạc với các nhà báo.
Từ lý thuyết đến thực hành
Làm thế nào là một tour báo chí được thực hiện trong thực tế? Làm thế nào chính xác là mục tiêu chính của sự kiện được hiện thực hóa: việc phổ biến thông tin về nhà sản xuất thông qua các ấn phẩm trên các phương tiện truyền thông? Những vấn đề này có thể được nhìn thấy rõ ràng trên một trong những ví dụ quan trọng nhất của một chuyến đi báo chí.
