Không thể tưởng tượng bất kỳ văn phòng hiện đại nào của một công ty mà không có tổng đài điện thoại mini. Rốt cuộc, thiết bị này chịu trách nhiệm tổ chức liên lạc nội bộ chất lượng cao và sử dụng hợp lý các đường dây điện thoại thành phố. Ngày nay, cuộc đấu tranh giữa các nhân viên văn phòng để có quyền thực hiện cuộc gọi từ số duy nhất có sẵn là một điều của quá khứ. Ngày nay, vấn đề này được giải quyết bằng cách sử dụng các đường bên ngoài và bên trong. Số lượng điện thoại cố định không cần phải tăng lên. Làm thế nào để chọn một tổng đài cho văn phòng và làm thế nào để cài đặt nó? Bạn sẽ tìm thấy câu trả lời cho những điều này và các câu hỏi khác trong bài viết này.
Tổng đài là gì?
Tổng đài văn phòng là một tổng đài điện thoại tự động nhỏ. Nó được thiết kế để phục vụ một số lượng nhỏ số thành phố. Với một thiết bị như vậy, công ty có thể không đủ khả năng phân bổ một dòng riêng cho mỗi số được sử dụng. Điều này dẫn đến chi phí cuộc gọi thấp hơn.
Tổng đài tập trung tải trên đường dây. Do thực tế là mỗi trong số chúng được sử dụng mạnh mẽ hơn, công ty có thể từ chối một phần số cố định hoặc đảm bảo hoạt động bình thường của doanh nghiệp nếu thiếu chúng.
Nguyên tắc hoạt động của các tổng đài điện thoại tự động mini cho một văn phòng tương tự như công việc của các trạm đa kênh nơi các nhà khai thác liên lạc điện thoại làm việc. Sự khác biệt chỉ là ở số lượng phòng được phục vụ. Đối với một cài đặt văn phòng, con số này là nhỏ hơn nhiều. Ngoài ra, mini-ATS được đặc trưng bởi sự phân chia thành các đường bên trong và bên ngoài.
Làm thế nào để chọn một tổng đài cho văn phòng? Đọc thêm về điều này dưới đây.
Làm thế nào để chọn một tổng đài văn phòng?
Để đưa ra lựa chọn đúng đắn khi mua PBX, bạn cần quyết định dữ liệu đầu vào và cho biết các tiêu chí mong muốn.
Đầu vào đề cập đến số lượng dòng cố định có sẵn và số lượng phần mở rộng công việc mong muốn. Phân phối tiêu chuẩn là thế này: mỗi dòng thành phố tương ứng với 3-4 trong nước. Trong mọi trường hợp, khi xác định số lượng phòng dịch vụ, bạn nên tham khảo ý kiến chuyên gia trong việc cài đặt một tổng đài cho văn phòng. Dung lượng nhỏ nhất của một thiết bị như vậy là 3 đường dây cố định và 8 thuê bao nội bộ.
Cần phải làm rõ liệu sau khi cài đặt tổng đài văn phòng, sẽ vẫn còn các kênh bên ngoài và nội bộ miễn phí. Một cổ phiếu như vậy không nên lớn, nhưng với sự vắng mặt hoàn toàn của nó trong tương lai gần, một số vấn đề có thể phát sinh. Chúng ta không được quên các dòng nội bộ cho fax và modem.
Bạn cũng nên quyết định về nhà sản xuất. Các công ty phổ biến nhất sản xuất tổng đài cho văn phòng là Panasonic và LG.
Có một số vấn đề quan trọng mà bạn chỉ cần thảo luận với chuyên gia kết nối PBX:
- sự hiện diện của một bộ chuyển đổi tích hợp để kết nối pin năng lượng liên tục;
- sự cần thiết của một kết nối cho một máy tính thực hiện các giao thức đàm phán;
- khả năng thiết lập chế độ phân phối tải đồng đều trên mỗi đường trong thành phố.
Bây giờ bạn đã biết cách chọn một tổng đài cho văn phòng. Đã đến lúc tìm hiểu thêm về các chức năng chính của thiết bị này.
Các chức năng chính được trang bị tổng đài
Tổng đài văn phòng có các chức năng chính sau:
- Chuyển tiếp cuộc gọi Chức năng này là phổ biến nhất, bất kể loại hình hoạt động của doanh nghiệp. Nó cho phép bạn chuyển hướng một cuộc gọi đến fax hoặc một nhân viên cụ thể của công ty. Để làm điều này, chỉ cần quay số mở rộng thích hợp trên điện thoại hệ thống và gác máy. Các bên ngoài sẽ nghe giai điệu cho đến khi một kết nối mới được thiết lập. Nếu một nhân viên cụ thể không có mặt, hoặc đường dây của anh ta bận, cuộc gọi bên ngoài sẽ được trả về điện thoại hệ thống.
- "Đánh chặn" một cuộc gọi. Chức năng này là cần thiết trong trường hợp khi một trong các nhân viên đi đến một máy tính để bàn khác, và lúc đó điện thoại của anh ta reo. Tổng đài cho văn phòng cho phép nhân viên này nhận cuộc gọi ngay cả khi di chuyển xung quanh chu vi. Đối với điều này, nhân viên sẽ phải quay số kết hợp số nhất định trên bất kỳ thiết bị nào.
- Nhận cuộc gọi trong khi gọi. Nếu một cuộc gọi song song đến trong khi gọi, một tín hiệu nhất định sẽ được nghe trong điện thoại. Bằng cách gõ một mã đơn giản, bạn có thể trả lời cuộc gọi này.
- Trình tự kết nối. Trong trường hợp các nỗ lực không thành công để đạt được số điện thoại cố định liên tục bận rộn, bạn cần quay số mã đặc biệt. Tổng đài sẽ thông báo cho bạn rằng đường dây yêu cầu đã được giải phóng và kết nối sẽ được thiết lập tự động.
- "Theo tôi." Chức năng này cho phép bạn chuyển hướng đến bất kỳ số nội bộ nào trong chu vi của văn phòng. Do đó, nhân viên có thể không ở nơi làm việc, nhưng tất cả các cuộc gọi đến của anh ta sẽ được anh ta chấp nhận.
- Cuộc gọi hội nghị. Chức năng này cho phép bạn kết nối một hoặc nhiều người tham gia bổ sung vào một cuộc trò chuyện qua điện thoại. Người tham gia hội nghị có thể là cả thuê bao nội bộ và bên ngoài.
- Kết nối với cuộc trò chuyện. Nhờ chức năng này, người quản lý có thể bất cứ lúc nào kết nối với bất kỳ cấp dưới nào của mình, ngay cả khi cuộc trò chuyện qua điện thoại đang được tiến hành tại thời điểm đó. Chỉ người đăng ký có mức ưu tiên phù hợp mới có thể kết nối với cuộc trò chuyện. Quá trình này được đi kèm với một tín hiệu âm thanh. Các mức ưu tiên tương ứng được chỉ định trong quá trình cài đặt và cấu hình của PBX.
Các tính năng bổ sung của tổng đài
Ngoài các chức năng cơ bản mà tổng đài văn phòng có mặc định, có một số chức năng bổ sung hữu ích trong trường hợp cụ thể. Một số trong số họ được mô tả dưới đây.
Nếu nhân viên tiếp tân bận trên điện thoại hệ thống, một cuộc gọi đến có thể được xếp hàng. Người đăng ký bên ngoài sẽ không nghe thấy tiếng bíp, nhưng tin nhắn thoại mà bạn có thể tự tạo. Đây có thể là một thông điệp quảng cáo hoặc một yêu cầu đơn giản để ở trên dòng.
Một lựa chọn khác để giảm bớt thư ký một chút là trao quyền cho các thuê bao bên ngoài tự quay số nội bộ cần thiết của một nhân viên công ty cụ thể.
Khả năng sử dụng bộ xử lý lời cho phép bạn trang bị cho mỗi phần mở rộng một máy trả lời. Ngoài ra, thư thoại như vậy cho phép xử lý các cuộc gọi đến mà không liên quan đến các nhà khai thác.
Để xác định nhân viên nào đã thực hiện cuộc gọi đường dài hoặc quốc tế, có thể cấp mã cá nhân cho từng nhân viên, sử dụng giao tiếp đường dài mà một người có thể sử dụng. Nếu nhân viên không có một bộ số đặc biệt, thì anh ta sẽ không thể gọi đường dây điện thoại.
Dưới đây sẽ được mô tả cả hai loại tổng đài văn phòng tiêu chuẩn và hiện đại.
Tổng đài tương tự
Tổng đài tương tự có thể được sử dụng khi số lượng thuê bao nội bộ không quá năm mươi và các yêu cầu cao không bị áp đặt đối với chức năng của mạng điện thoại.
Thiết bị như vậy biến đổi lời nói thành tín hiệu xung hoặc liên tục có biên độ thay đổi. Đến nay, các tổng đài mini analog có khả năng phục vụ tới 46 cổng.
Ưu điểm chính của thiết bị như vậy là chi phí thấp hơn so với kỹ thuật số ở cùng chỉ số công suất. Nhược điểm của tổng đài tương tự là một số ít chức năng dịch vụ.
Tổng đài kỹ thuật số
Tổng đài kỹ thuật số có thể phục vụ hơn 50 cổng. Thiết bị như vậy chuyển đổi lời nói thành các luồng xung nhị phân bằng kỹ thuật điều chế mã xung.
Tổng đài kỹ thuật số có chi phí cao hơn so với các tổng đài tương tự. Nhưng nhờ có điều này, một thiết bị như vậy có số lượng lớn các chức năng dịch vụ. Ngoài ra, các tổng đài này dễ dàng hơn để cài đặt trong văn phòng.
Tổng đài không dây
Tổng đài không dây cho văn phòng cung cấp khả năng di động cho nhân viên và không cần hệ thống dây điện. Khi sử dụng một thiết bị như vậy, công nhân có điện thoại không dây mà họ có thể di chuyển xung quanh toàn bộ chu vi.
Không giống như di động, không dây là miễn phí. Khả năng trao đổi điện thoại tự động mini như vậy có thể được tăng lên mà không có bất kỳ vấn đề. Hoạt động của kết nối này không cần giấy phép.
Không giống như điện thoại có dây, radio được bảo vệ khỏi kết nối nghe và bí mật. Chất lượng âm thanh khi sử dụng tổng đài không dây được đặc trưng là cao.
Tổng đài ảo
Tổng đài ảo cho văn phòng là một sản phẩm của công nghệ mới nhất. Nó được đặt trên máy chủ của nhà khai thác Internet, không yêu cầu mua thêm thiết bị và hoạt động trên cơ sở mạng có sẵn trong văn phòng.
Khi sử dụng thiết bị như vậy, chi phí liên lạc được giảm đến mức tối thiểu. Nếu cần thiết, việc mở rộng dung lượng của tổng đài này được thực hiện rất nhanh.
Nếu văn phòng đã thay đổi địa điểm, thì việc thay đổi số điện thoại khả dụng là không cần thiết. Cũng không cần phải gọi các chuyên gia để cài đặt và kết nối một tổng đài như vậy - tất cả các điều khiển được thực hiện thông qua Internet.
Tổng đài sử dụng GSM
Tổng đài mini GSM cho văn phòng được thiết kế để tổ chức liên lạc qua điện thoại ở những nơi không có đường dây thông thường, nhưng có tín hiệu từ nhà điều hành di động.
GSM-gateway giúp tăng số lượng đường dây bên ngoài, đồng thời giảm chi phí văn phòng cho thông tin di động. Có thể cài đặt tại bất kỳ tòa nhà, thành phố hoặc quốc gia nào có mạng IP của bạn. Một tổng đài mini cho một văn phòng sử dụng các thiết bị như vậy cung cấp khả năng thực hiện càng nhiều cuộc gọi di động càng tốt bằng cách sử dụng Internet hoặc tỷ lệ doanh nghiệp khi chúng ở dưới mức chi phí cuộc gọi thông thường.
Lắp đặt tổng đài văn phòng
Lắp đặt tổng đài cho văn phòng bao gồm thiết kế và cấu hình. Lắng nghe ý kiến của một chuyên gia trong việc kết nối các thiết bị như vậy, bạn cần xác định các tùy chọn phù hợp nhất cho bạn và khả năng cần thiết của tổng đài điện thoại.
Giai đoạn tiếp theo của cài đặt là cài đặt thiết bị. Thông thường nó được đặt bên trong một chiếc tủ đặc biệt. Sau khi kết nối các cổng bên ngoài và bên trong, tất cả các cáp được bắt chéo và đánh dấu và quá trình thử nghiệm ban đầu của hệ thống được thực hiện.
Bước tiếp theo là lập trình và cấu hình của PBX. Quá trình này hoàn toàn là cá nhân cho một khách hàng cụ thể, bởi vì mong muốn và yêu cầu của mỗi người là khác nhau.
Nếu các văn phòng của công ty được đặt trong một số tòa nhà, thì mỗi tòa nhà nên thiết lập tổng đài riêng, sẽ liên lạc với nhau bằng một trung kế kỹ thuật số hoặc analog. Thông thường một điện thoại hệ thống được sử dụng, cài đặt với thư ký. Các nhân viên còn lại nên được cung cấp với bộ máy thông thường. Nếu việc cung cấp cho tất cả nhân viên điện thoại hệ thống trở nên cần thiết, sẽ cần phải mua thêm bo mạch hệ thống cho các tổng đài, điều này sẽ đòi hỏi thêm chi phí.
