Gần đây, việc giới thiệu ngân sách đơn giản là cần thiết trong việc giải quyết các vấn đề quản lý tổ chức. Đồng thời, nếu thông tin về bản chất của quản lý ngân sách được quan tâm trước đây, thì ngày nay sự quan tâm trong lĩnh vực này đang chuyển sang lĩnh vực thực tế.
Do đó, việc thực hiện lập ngân sách sẽ có hiệu quả trong định nghĩa chính xác về các khái niệm và công cụ vận hành công nghệ này. Bạn cũng cần hiểu rõ ai đang tham gia vào nó, chi phí nào được lên kế hoạch phát sinh và kết quả nào sẽ được nhận. Chính vì điều này mà các sự kiện đặc biệt của công ty được tổ chức trong lĩnh vực quản lý ngân sách có tính chất đào tạo.
Tuy nhiên, giám đốc điều hành công ty, giám đốc thương mại và giám đốc mua hàng hoặc sản xuất không phải lúc nào cũng hiểu kết quả thực hiện ngân sách hiệu quả mang lại. Nhưng chính họ là những người thường ở doanh nghiệp chịu trách nhiệm hình thành và thực hiện ngân sách. Do đó, để kiểm soát việc thực hiện ngân sách được thông qua bởi tổ chức, các quan chức này phải biết trình tự và các bài viết mà chúng được hình thành và lên kế hoạch.
Sự ra đời của một hệ thống ngân sách trong bất kỳ tổ chức nào có liên quan đến một số lượng lớn các vấn đề. Thông thường các tổ chức là bước đầu tiên chọn phát triển các định dạng ngân sách. Tuy nhiên, cách tiếp cận này có thể dẫn đến thất bại (các quy trình chưa được xử lý để thu thập dữ liệu cần thiết có thể dẫn đến sự chậm trễ trong việc lập ngân sách) hoặc thực tế là ngân sách sẽ được tạo ra rất muộn và không còn được coi là công cụ ra quyết định.
Các nhiệm vụ chính mà tổ chức phải đối mặt khi tạo ngân sách là:
- hệ thống ngân sách, bao gồm sự phát triển của cấu trúc tài chính, trong đó quy trình sẽ được tiến hành trực tiếp;
- định dạng ngân sách, cấu trúc và hình thức của chúng;
- Tổ chức lập ngân sách nhằm xây dựng quy định và bổ nhiệm người có trách nhiệm;
- tự động hóa và các khía cạnh kỹ thuật khác của quy trình lập ngân sách, sử dụng phần mềm đặc biệt.
Thực hiện ngân sách là một quá trình phức tạp, các thành phần chính là thực hiện các hoạt động của chương trình và hành chính. Các biện pháp này chỉ nên được sử dụng trong tổng hợp, vì không thể làm việc với việc thực hiện ngân sách chỉ sử dụng phần mềm sau đó. Và tập trung chủ yếu vào phần mềm và tự động hóa và không tính đến phần tổ chức của quy trình này, công ty có nguy cơ nhận được ngân sách chi phí thấp.
Đối với kết quả và thời gian thực hiện dự thảo ngân sách, một chuyên gia - người quản lý được đào tạo đặc biệt phải chịu trách nhiệm. Theo quy định, đây là người đứng đầu bộ phận ngân sách hoặc giám đốc tài chính. Trong trường hợp bổ nhiệm một người có trách nhiệm, khi đó là một nhà tài chính, nhà kinh tế, kế toán hoặc lập trình viên, việc lập ngân sách như vậy chắc chắn sẽ thất bại trước, vì các chuyên gia này không có đòn bẩy trong quản lý của công ty.
