Mọi người đều biết giao thức từ. Nhân viên văn phòng thường xuyên nghe thấy nó trong các cuộc họp, các nhân viên cảnh sát sử dụng nó trong các hoạt động nghề nghiệp của họ, và các nguyên thủ quốc gia và các nhà ngoại giao buộc phải tuân thủ các quy tắc được đưa ra cho họ. Giao thức là gì? Chúng tôi sẽ tìm hiểu dưới đây.
Ý nghĩa của khái niệm giao thức
Là một số lượng đáng kể các thuật ngữ khác, từ này có một số ý nghĩa. Tất cả phụ thuộc vào lĩnh vực hoạt động trong đó khái niệm mong muốn được áp dụng. Vì vậy, chúng tôi sẽ xem xét các tình huống phổ biến nhất khi người ta thường nói về một giao thức.
Nếu chúng ta đang nói về môi trường kinh doanh, thì giao thức là một tài liệu mô tả sự kiện (cuộc họp, cuộc họp, ban giám đốc, v.v.).
Chúng tôi đã đề cập ở trên về cảnh sát, những người cũng thường vẽ một tài liệu tương tự. Trong trường hợp này, thực tế của một tội phạm hoặc một hành vi phạm tội được ngụ ý.
Trong định dạng quốc tế, một giao thức là một bộ quy tắc nên được tuân theo trong các cuộc họp chính thức giữa các quan chức chính phủ và các quan chức ngoại giao. Ví dụ, có một giao thức của các cuộc họp giữa các nguyên thủ quốc gia hoặc một chuyến thăm tới tổng thống.
Tuy nhiên, trong bài viết này, chúng tôi sẽ tập trung vào khái niệm các giao thức kinh doanh.
Biên bản họp
Các cuộc họp kinh doanh là một phần không thể thiếu của tất cả các quy trình trong môi trường kinh doanh. Họ có thể vượt qua chính thức, có tính đến thời gian chỉ định và chỉ trong tòa nhà văn phòng. Ngày kinh doanh không chính thức cũng rất phổ biến. Trong trường hợp thứ hai, bạn có thể làm mà không cần xác nhận giao thức của cuộc hội thoại. Nếu cuộc họp là chính thức, thì nó phải được viết thành văn bản theo tất cả các quy tắc.
Giao thức được giữ bởi một thư ký hoặc người khác có thẩm quyền như vậy. Để theo kịp cuộc trò chuyện, hãy cố gắng tìm ra một danh sách gần đúng các vấn đề sẽ được thảo luận tại cuộc họp. Sự hiện diện của một máy ghi âm sẽ không thừa để không bỏ lỡ các chi tiết, bởi vì giao thức là một mô tả rất chi tiết về một sự kiện kinh doanh.
Tên của những người có mặt cũng như vắng mặt nên được ghi lại. Đối với bản thân bạn, bạn có thể ghi chú về vị trí của tất cả những người đã đến cuộc họp, để có thể chỉ ra quyền tác giả của một số từ nhất định mà không có lỗi.
Vào đầu mỗi cuộc họp, thứ tự xem xét các vấn đề được xác định, hãy chắc chắn viết nó thành nguyên văn.
Nếu cuộc họp có phiếu bầu, thì hãy cho biết kết quả của nó (có bao nhiêu người bỏ phiếu ủng hộ và có bao nhiêu người bỏ phiếu chống lại). Trong trường hợp có một số ít người có mặt tại cuộc họp, bạn cũng có cơ hội ghi chú tên và họ của tất cả những người đã bỏ phiếu.
Đừng bỏ qua việc thực hiện giao thức trong một hộp dài, vì trong thời gian này, bạn có thể quên các chi tiết của cuộc họp.
Giao thức đàm phán
Các cuộc đàm phán khác với một cuộc họp kinh doanh thông thường ở chỗ họ thường thảo luận về một hoặc một vài vấn đề có vai trò lớn đối với cả hai bên. Trong trường hợp này, giao thức là một cơ hội để sửa chữa tất cả các sắc thái của cuộc trò chuyện và các yêu cầu của các bên. Vấn đề không phải lúc nào cũng được xem xét được giải quyết ngay sau các cuộc đàm phán đầu tiên, vì vậy các giám đốc hoặc nhân viên khác cần có thời gian và thông tin đầy đủ về cuộc họp.
Giao thức đàm phán được xây dựng trên cùng một nguyên tắc như bất kỳ tài liệu kinh doanh nào.
Cần phải chỉ ra ngày của sự kiện được mô tả, số tài liệu và phiên bản đầy đủ của tên. Sau đây là phần giới thiệu, trong đó nhất thiết chỉ ra danh sách những người tham dự và các vấn đề chính để thảo luận.
Trong phần chính, thông tin thường được chia thành ba phần: Lắng nghe, phạm lỗi Nói, phạm lỗi quyết định. Trong phiên bản đầy đủ của giao thức, các từ của tất cả các loa được trích dẫn nguyên văn. Ngoài ra, trong một số trường hợp, trích xuất từ giao thức được sao chép, sao chép một phần nhất định của giao thức.
