Cách lên kế hoạch cho một sự kiện: một mẫu

Một sự kiện có nghĩa là một cuộc họp được lên kế hoạch và tổ chức với sự tham gia của một nhóm người: một kỳ nghỉ, một cuộc họp kinh doanh, một sự kiện thể thao, một bữa tiệc của trẻ em, một chiến dịch quảng cáo, v.v. Vì sự kiện này thường được nhiều người tham gia tham gia, nên việc chăm sóc an toàn cho tất cả khách hàng là vô cùng quan trọng. rằng họ cảm thấy thoải mái, không ai chán, không có phàn nàn về thực đơn, biểu diễn của các nghệ sĩ, thiết kế phòng họp, v.v … Để tránh những bất ngờ khó chịu, bạn cần cẩn thận Nhưng để chuẩn bị.

Chuẩn bị sự kiện bắt đầu với kế hoạch. Nó tốt hơn để lo lắng về cách lên kế hoạch trước cho sự kiện. Càng có nhiều thời gian cho đến một ngày quan trọng, càng có nhiều cơ hội để suy nghĩ mọi thứ, cân nhắc, tránh những sai lầm và phản hồi tiêu cực từ những người tham gia. Các kế hoạch được thực hiện theo các chi tiết cụ thể của sự kiện, nhưng có những khuyến nghị chung cho việc lập kế hoạch.

Kế hoạch gì

Trước hết, mục tiêu. Không có sự kiện được tổ chức như vậy. Lãnh đạo công ty muốn đạt được một số kết quả nhất định: hình thành văn hóa doanh nghiệp, quảng bá hàng hóa trên thị trường, mở rộng nền tảng kinh doanh, tập hợp nhân viên, tổ chức lễ kỷ niệm (công nhận chính thức công trạng của mình cho công ty), v.v. Điều chính yếu là mục tiêu phải cụ thể, rõ ràng và có thể đạt được. Cùng với mục đích, loại sự kiện cũng được xác định (buffet, dã ngoại, kỳ nghỉ tại công viên nước, v.v.).

Giai đoạn tiếp theo của kế hoạch là ngân sách. Cho dù nhà tổ chức có cố gắng đến mức nào, sẽ không thể hiện thực hóa tất cả các ý tưởng sáng tạo nếu ngân sách không cho phép điều này. Do đó, trước khi quyết định xây dựng kế hoạch hành động, bạn cần quyết định về tài chính.

Các mục sau đây được xem xét:

• số lượng và giới tính của khách (cần thiết để làm thực đơn, lựa chọn đồ uống);

• địa điểm tổ chức sự kiện;

• thiết kế và thiết bị kỹ thuật;

• vận chuyển (nếu sự kiện đi vắng);

• chụp ảnh và quay video;

• lời mời của chủ nhà, nghệ sĩ;

• giải thưởng và quà tặng;

• Truyền thông đưa tin về sự kiện này (nếu cần).

Bảng câu hỏi

Sau khi làm rõ các vấn đề trên, bạn có thể bắt đầu biên dịch các câu hỏi cho những người được mời. Vì vậy, sẽ dễ dàng hơn để tính đến mong muốn của khách. Theo kết quả khảo sát, bạn có thể phải điều chỉnh kế hoạch và ước tính. Chúng tôi cung cấp một danh sách các câu hỏi gần đúng:

1. Bạn có kế hoạch tham dự sự kiện này?

2. Nếu bạn không có kế hoạch tham dự sự kiện này thì vì lý do gì?

3. Làm thế nào bạn tìm ra sự kiện này?

4. Làm thế nào để đăng ký tham gia sự kiện (rất đơn giản, đơn giản, không có vấn đề gì, với những khó khăn nhỏ, bất kỳ khó khăn nào)?

5. Bạn có bất kỳ mong muốn trên thực đơn?

6. Ai sẽ trả tiền cho sự tham gia của bạn trong sự kiện này?

7. Những chủ đề, câu hỏi thảo luận mà bạn quan tâm?

8. Bạn có câu hỏi nào về sự kiện này không?

9. Bạn có câu hỏi nào cho người tổ chức sự kiện không?

10. Bạn muốn nhận thông tin về sự kiện này như thế nào (địa chỉ, email, điện thoại)?

11. Khác

Các câu hỏi được điều chỉnh tùy thuộc vào loại và nội dung của sự kiện. Điều chính là lập một bảng câu hỏi để người tổ chức nhận được tất cả các câu trả lời mà anh ta quan tâm. Điều này sẽ giúp xác định làm thế nào để vạch ra một kế hoạch hành động, để tránh tất cả các loại hiểu lầm. Vì vậy, các đối tác kinh doanh Hồi giáo trong bữa tiệc sẽ không chạm vào thịt lợn (có nghĩa là thực đơn nên bao gồm các món ăn từ thịt gà, gà tây), và những câu chuyện cười của bữa tiệc công ty hàng đầu có vẻ không vui. Tất nhiên, cuộc khảo sát nên được ẩn danh.

Sau khi thông tin được thu thập, nhân viên tiến hành trực tiếp chuẩn bị kế hoạch.

Cách lên kế hoạch cho một sự kiện: một ví dụ

Biểu mẫu kế hoạch được phát triển theo các hệ thống tài liệu Hợp nhất GOST R 6.30-2003. Hệ thống thống nhất về tài liệu tổ chức và hành chính. Yêu cầu về thủ tục giấy tờ. " Theo truyền thống, kế hoạch liệt kê các loại công việc để chuẩn bị và tiến hành sự kiện, thời hạn và những người chịu trách nhiệm. Ở phần đầu của tài liệu phải ghi rõ tên của tổ chức và loại tài liệu để phê duyệt, ngày, số và nơi chuẩn bị tài liệu, dấu phê duyệt. Tách riêng các tài liệu tài chính, bảng phê duyệt và làm quen với tài liệu. Ở dạng sơ đồ, nó trông giống như thế này:

Bảng 1. Kế hoạch hành động mẫu

Tôi chấp thuận --------------- --------------- (vị trí của người đứng đầu công ty) ------------------------------------- (Tên đầy đủ) (chữ ký)
Kế hoạch hành động cho việc chuẩn bị và tiến hành -------------------------------------------------- ---- (tên sự kiện)
Ngày: Địa điểm: Mục đích của sự kiện:
Không	Các loại công việc	Thời hạn	Chịu trách nhiệm
1.	Thành lập ban tổ chức	15/12/2014	Họ và tên
2.	Lập chương trình văn hóa	15/12/2014	Họ và tên
3.	…

Kế hoạch cũng có thể bao gồm các cột Kết quả và các ghi chú khác.

Kế hoạch được soạn thảo sẽ được thảo luận với ban quản lý công ty, được phê duyệt và truyền đạt tới nhân viên. Những người có trách nhiệm đặt chữ ký của họ lên bảng làm quen và nhận một bản sao của kế hoạch. Sau đó, câu hỏi: Làm thế nào để lập một kế hoạch hành động? coi như đóng cửa.

Theo quy định, các sự kiện được tổ chức nhiều lần trong năm, vì vậy một người quản lý sự kiện hoặc chuyên gia khác phải lên kế hoạch hành động hàng năm. Làm thế nào để vạch ra một kế hoạch hành động cho năm?

Kế hoạch hàng năm

Trước khi tiến hành chuẩn bị kế hoạch hàng năm, bạn cần phân tích các hoạt động của công ty trong năm qua. Dựa trên kết quả của công việc phân tích, một báo cáo được biên soạn, nội dung trong đó sẽ đặt mục tiêu cho 12 tháng tới. Các sự kiện được tổ chức trong năm dương lịch mới sẽ nhằm đạt được chính xác các mục tiêu này.

Các sự kiện được lên kế hoạch theo tháng. Có bao nhiêu sự kiện để tiến hành mỗi tháng - công ty quyết định. Tất cả phụ thuộc vào các mục tiêu và các vấn đề cấp bách. Các hoạt động một lần, định kỳ và liên tục được dự kiến. Các sự kiện một lần bao gồm, đặc biệt là việc mua thiết bị từ một công ty nước ngoài. Sự kiện hiện tại cũng được tổ chức một lần, nhưng mất nhiều thời gian hơn. Các sự kiện định kỳ được lặp lại tại một khoảng thời gian cụ thể. Đây có thể là phát triển nhân viên (hội nghị, hội thảo, hội thảo trên web), phát triển và thực hiện các dự án, sự kiện của công ty và nhiều hơn nữa. Tất cả các sự kiện phải phù hợp về mặt logic với nhau về tính khả thi, chủ đề và thời gian của sự kiện.

Mẫu kế hoạch hàng năm

Kế hoạch hàng năm được soạn thảo dưới dạng một kế hoạch làm việc chung hoặc lịch trình thời gian. Đôi khi cả hai tùy chọn đều phù hợp (ví dụ: nếu người biểu diễn làm việc trong các tổ chức khác nhau). Hãy xem xét các loại kế hoạch chi tiết hơn.

Trong kế hoạch hàng năm chung, số sê-ri, tên của sự kiện, thời hạn, kết quả, người thực hiện và một ghi chú được ghi chú. Chương Kết quả Kết quả, chỉ ra sản phẩm của các chuyên gia Hoạt động của cộng đồng: sơ đồ quy trình hoặc cơ chế, dự án đã hoàn thành, báo cáo, gói tài liệu, v.v.

Bảng 2. Mẫu kế hoạch tổng thể

Không	Tên sự kiện		Kết quả	Thời hạn		Biểu diễn			Ghi chú
				Bắt đầu	Kết thúc	LLC	OJSC	CSCSC
1.	Hội nghị quốc tế		Bộ sưu tập tóm tắt	15/1	17/1	Họ và tên	Họ và tên	Họ và tên	Sinh viên các trường đại học chuyên ngành có liên quan
2.	Trình bày một loạt các loại phô mai mới		Báo cáo về việc trình bày một loạt các loại phô mai mới	16.02	02, 17	Họ và tên	Họ và tên	Họ và tên	Kỹ thuật viên của các doanh nghiệp có liên quan
3.	…

Khi biên soạn lịch trình thời gian, các hoạt động được chỉ định cho mỗi tháng. Giao điểm giữa tên của sự kiện và tháng được vẽ. Một tài liệu có thể trông giống như thế này:

Bảng 3. Lịch trình thời gian mẫu

Không	Tên sự kiện	Kết quả	Biểu diễn	Năm 2014			Ghi chú
				Tháng giêng	Tháng hai	Tháng ba
1.	Hội nghị quốc tế	Bộ sưu tập tóm tắt	LLC OJSC CSCSC
1.1.	Chuẩn bị một bản tin	Thư thông tin	Quản lý văn phòng
2.	Trình bày một loạt các loại phô mai mới	Báo cáo về việc trình bày một loạt các loại phô mai mới
2.1.	Chuẩn bị tài liệu quảng cáo	Tờ rơi	Bộ phận tiếp thị

Ngoài kế hoạch hàng năm, một cơ sở hợp lý cho các biện pháp, hình thức báo cáo và kiểm soát, cũng như các phụ lục đang được phát triển. Các ứng dụng bao gồm:

• hồ sơ tài chính;

• kế hoạch truyền thông, hỗ trợ sự kiện khác;

• phân tích rủi ro.

Tất cả các kế hoạch trên là dành cho người lớn. Nhưng các sự kiện khác nhau được tổ chức với trẻ em. Các mô hình lập kế hoạch cho các chàng trai là như nhau, nhưng có một số tính năng.

Cách lập kế hoạch hành động cho trẻ

Sự kiện dành cho công dân trẻ khác với sự kiện dành cho người lớn, chủ yếu, giáo dục và (hoặc) định hướng cải thiện sức khỏe. Chịu trách nhiệm được bổ nhiệm giáo viên, nhà tâm lý học, giải trí, thủ thư, cố vấn trong các trại y tế và các chuyên gia khác làm việc với trẻ em. Các chi tiết cụ thể của sự kiện phụ thuộc vào độ tuổi của trẻ em và các nhiệm vụ được đặt ra. Hãy xem xét các tính năng của kế hoạch sự kiện trong một trường mầm non, trường học, thư viện và trại giải trí.

Trường mầm non

Các hoạt động mẫu giáo là một phần của kế hoạch hàng năm. Cung cấp cho:

• matinees (ngày theo chủ đề và ngày lễ);

• ngày lễ thể thao;

• ngày và tuần sức khỏe (bao gồm các hoạt động khác nhau);

• các cuộc họp phụ huynh, vv

Đối với mỗi hoạt động này, một kế hoạch hoặc kịch bản được lập ra, được người quản lý phê duyệt và đồng ý với phó của cô. Cho biết tên của sự kiện, mục đích, nhiệm vụ, thời gian và địa điểm của sự kiện, thiết bị, hàng tồn kho, quá trình của sự kiện (trong kịch bản) và những người chịu trách nhiệm. Dưới đây là một ví dụ về kế hoạch hành động của Ngày Sức khỏe:

Bảng 4. Kế hoạch ngày sức khỏe mẫu cho trường mầm non

Tôi khẳng định: người đứng đầu --------------- (Họ và tên) "____" ____________ 2014
Đồng ý Phó trưởng ban OIA ------------------------------ (tên đầy đủ) "____" ____________ 2014
Chương trình hành động ngày sức khỏe (ngày)
Thời gian và địa điểm	Tên sự kiện	Nhóm	Chịu trách nhiệm
8, 00 - 8h30 Sân thể thao	Thể dục buổi sáng	Tất cả các nhóm	Nhóm giáo dục
10, 00 -10, 30 Nhà thể thao	Cuộc đua tiếp sức	Nhóm cao cấp	Giáo viên hướng dẫn giáo dục thể chất, giáo dục nhóm
…
15:00 - 15.20 Bể bơi	Giải trí thể thao "Sao Hải Vương đến với chúng ta"	Nhóm trung	Giáo viên dạy bơi, y tá, giáo dục nhóm
Trong ngày	Báo cáo hình ảnh từ Ngày Sức khỏe	Tất cả các nhóm	Giáo viên các nhóm, trợ giảng

Tùy thuộc vào chi tiết cụ thể của sự kiện, kết quả dự kiến ​​có thể được chỉ định (giảm tỷ lệ học sinh, hình thành ý tưởng về lối sống lành mạnh ở trẻ em, tăng mức độ văn hóa sư phạm của cha mẹ, v.v.).

Kịch bản của sự kiện dành cho trẻ mẫu giáo là các trò chơi, màn trình diễn dựa trên truyện cổ tích, trò ảo thuật, điểm tham quan. Điều quan trọng là kỳ nghỉ phải thú vị, vui vẻ, sôi động và quan trọng nhất - hữu ích cho trẻ em.

Trường học

Các hoạt động cho học sinh được lên kế hoạch trong năm học và trong các ngày lễ. Các kế hoạch hành động được biên soạn bởi giáo viên chủ nhiệm, giáo viên lớp, giáo viên giáo dục thể chất, giáo viên tổ chức và nhà tâm lý học. Các kế hoạch được vẽ bởi các giáo viên được kiểm tra và phê duyệt bởi giáo viên chủ nhiệm. Các mục tiêu và mục tiêu của sự kiện được dự kiến, kết quả mong đợi, những người chịu trách nhiệm được bổ nhiệm. Khi lập kế hoạch, độ tuổi của trẻ em, sở thích, vấn đề trong lớp (thành tích học tập, hành vi, mối quan hệ trong nhóm, v.v.), cũng như các yếu tố khách quan (mùa, loại hình định cư, đặc biệt là địa hình, khí hậu, v.v.) được tính đến, ngày đáng nhớ. Theo đó, các sự kiện được tổ chức theo các chủ đề của Hiệp sĩ và Công chúa, một người quen với Nhà hát Nhạc kịch, Ngày lễ của mùa hè, Hồi Họ nghĩ cho Quê hương và những người khác. Điều chính là trẻ em nên được quan tâm. Bản thân các sinh viên cũng tham gia vào việc chuẩn bị và lên kế hoạch cho sự kiện. Làm thế nào để thực hiện một kế hoạch hành động? Các mẫu được trình bày trong bảng.

Bảng 5. Kế hoạch nghỉ hè của trường mẫu

Tôi chấp thuận Hiệu trưởng số --------------------------- (tên đầy đủ)
Kế hoạch giáo dục mùa thu
Không	Sự kiện	Ngày	Lớp học	Thời gian
1.	Tham quan nhà hát hài kịch	28/11/2013	11	4 giờ chiều
2.	Chiến dịch Chữa một cuốn sách	29/10/2013	5-6	12.00
3.	…

Thư viện thiếu nhi

Nhân viên thư viện đảm bảo rằng trẻ em đọc nhiều hơn và yêu thích sách. Để kết thúc này, buổi tối văn học, câu đố, đấu giá, vv được tổ chức. Làm thế nào để lập một kế hoạch hành động trong thư viện? Công việc này được thực hiện trong một số giai đoạn. Chủ đề của sự kiện được chọn, mục tiêu và mục tiêu theo độ tuổi được xác định. Theo độ tuổi của người tham gia, tác phẩm văn học được chọn, một kịch bản được thực hiện.

Thủ thư đừng quên quảng cáo: áp phích, tờ rơi, thư mời được thực hiện. Một điểm quan trọng là việc chuẩn bị tài liệu minh họa. Sự kiện này được ghi lại, phân tích và quảng bá trên các phương tiện truyền thông. Mẫu kế hoạch có thể là một cái gì đó như thế này:

Bảng 6. Kế hoạch hành động mẫu trong thư viện trẻ em

Không	Mẫu sự kiện	Tên sự kiện	Khán giả	Ngày
1.	Cuộc thi	Ngày lễ tình nhân	Học sinh trung học	14/2
2.	Câu hỏi và trả lời buổi tối	"Ai biết nhiều chuyện hơn?"	Trẻ mẫu giáo và học sinh tiểu học	18/03
3.	…